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1、清查核校檔案文物
依各全宗檔案原移轉目錄冊逐卷清點數量及核校卷名，若有訛誤則加以修正，若為嚴重破損或已成檔案磚者，則列冊送請進行修護裱褙。 |
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2、史料文物內涵分析
依史料文物內涵分析結果，進行目錄層級架構及分類編排，視其狀況另立新卷名、併卷或分卷等處理程序，重新統整原移轉目錄編製成整編目錄清冊。
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3、製作格式化封面
為了整齊及便於管理，製作掃描用格式化之檔案封面。
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4、編件、編頁
完成分類立案的案卷，依整編目錄清冊分別排列同一系列之各卷次序，將各案卷中同一事件視為一件文案，予以編件註記，並依序編製各卷內頁碼，作為目錄資料典藏號及數位影像掃描號檔名之依據。
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5、編目
編目著錄系統架構依序分為全宗（副全宗）、系列（副系列）、卷和件四個層級，編目人員須閱讀史料全文，將案件內容之人、事、時、地、物等資訊簡明扼要摘錄，並善用參考資料佐證，且選取適當的主題。 |
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6、建檔
編目建檔人員分別在著錄系統之各層級欄位建置相關資料，包含機關代碼、卷名、典藏號、內容描述、時間起迄、人名資訊、地名資訊、主題、使用限制等編目記錄；編目建檔作業需參考《Metadata著錄規範》。 |
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7、建檔資料校對
編目建檔人員需仔細核對卷名、典藏號、內容摘要、人名、地名、主題等欄位資料，以確保目錄資料之正確性。 |
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8、審查編目
編目建檔人員建置之目錄資料需再經過專人初審及複審程序審核，以確保目錄資料之可信度。 |
